Jakie wydarzenia organizujemy online?
Zgodnie z pierwszą w Polsce analizą eventów online, Raportem „Eventy Online” opublikowanym w 2020 roku przez agencję Live Age większość respondentów planuje zorganizować w formie online webinary i szkolenia (65% badanych), a 48% respondentów planuje onlinowe konferencje. Integrację online planowało zorganizować 19% badanych, galę 9%, premierę i koncert po 4%.
85% badanych uważa, że eventy online zostaną z nami już na stałe. Dla połowy respondentów te przyszłe projekty będą także samodzielnymi wydarzeniami, a nie jedynie uzupełnieniem eventów stacjonarnych. Może już wkrótce doczekamy się takiej synergii wydarzeń online i real, które dla obiorców będą bardziej angażujące niż te, w których dotąd braliśmy udział.
Na co zwrócić uwagę?
Sprawdźmy co jest ważne przy planowaniu eventu online:
- Definiujemy grupę odbiorców i upewniamy się czy nasza grupa docelowa jest zainteresowana kwestiami, które planujemy poruszyć. To pomoże w doborze treści, środków komunikacji i promocji.
- Ustalamy cel oraz korzyści jakie zaoferujemy grupie docelowej, by mieć pewność, że zainteresujemy naszych odbiorców. Event może być skierowany na promocję nowego produktu/usługi, pozyskanie nowych klientów, budowanie wizerunku naszej marki jako eksperta w danej dziedzinie, podsumowanie roku lub przekazanie ważnej informacji.
- Wybieramy najlepsze dla naszego celu narzędzie. By wybrać odpowiednią platformę spośród wielu dostępnych na rynku musimy zwrócić uwagę na kilka technicznych kwestii: liczba uczestników, możliwość interakcji publiczności np. przez czat, przeprowadzanie ankiet lub jedynie transmisja wydarzenia, możliwość wgrywania dużych plików, potrzeba zbudowania bazy potencjalnych klientów. Niektóre narzędzia oferują dostęp do raportów lub statystyk.
- Testujemy wybraną platformę – poprzez założenie konta testowego i przećwiczenie interesujących nas opcji.
- Tworzymy dokładny przebieg wydarzenia i ustalamy role. Dbamy, by każdy prelegent znał scenariusz i nauczył się obsługi narzędzia. Bardzo ważne jest przeprowadzenie próby wydarzenia.
- Aranżujemy odpowiednią scenografię do nagrań poprzez zorganizowanie profesjonalnie wyglądającego otoczenia.
- Przygotowujemy opis wydarzenia z wyszczególnieniem najważniejszych elementów spotkania. Jeśli w naszym spotkaniu biorą udział eksperci trzeba to koniecznie podkreślić. To podniesie atrakcyjność i wartość eventu w oczach odbiorców.
- Organizujemy komunikację wydarzenia wybierając kanał dotarcia: w social mediach, poprzez wydarzenie na FB, na stworzonych w tym celu landing page’ach lub stronach www.
- Tworzymy formularz zapisu na wydarzenie w oparciu o niezbędne zgody i zamieszczenie informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
- Przypominamy zapisanym uczestnikom o nadchodzącym wydarzeniu. By zapewnić sobie frekwencję musimy zadbać, by uczestnicy nie przegapili eventu. Pomocne będzie wysłanie przypomnienia w sms lub e-mailu z możliwością dodania wydarzenia do własnego kalendarza.
- Po emisji prosimy uczestników o feedback, by poznać ich opinie o wydarzeniu, zaprezentowanym nowym produkcie/usłudze lub przekazanej ważnej informacji. W tym celu można przygotować specjalną ankietę lub skorzystać z oceny zadowolenia dostępnej przez platformę.
Wady
Eventy online są dobrym rozwiązaniem w obecnej sytuacji na świecie. Mimo to takie rozwiązanie ma swoje wady:
- Odizolowanie uczestników.
- Brak bezpośredniego kontaktu między uczestnikami i wspólnego przeżywania chwili.
- Możliwe rozpraszanie uczestników przez ich bezpośrednie otoczenie.
- Brak nadzoru nad koncentracją i zaangażowaniem odbiorców, trudno dostrzec znudzone osoby.
- Problemy techniczne.
Zalety
Eventy online stale zyskują na popularności i są znacznie wygodniejszą formą uczestnictwa w niektórych wydarzeniach. Poznajmy pozostałe zalety takiego wydarzenia:
- Większy zasięg.
- Niższy koszt organizacji (odchodzą koszty transportu, noclegów, wyżywienia, wynajmu sali i inne związane z organizacją konferencji w realu).
- Szybszy dostęp do prezentowanych treści.
- Komfort i wygoda, odbiorca może uczestniczyć z dowolnego miejsca.
- Większe możliwości monetyzacji.
- Minimalizacja ryzyka zakażenia.
Digitalizacja eventów jest nieunikniona jednak mamy nadzieję, że za niedługo będziemy mogli swobodnie integrować się z pozostałymi uczestnikami eventów już na żywo 😊
Zapraszamy do kontaktu
Jeśli szukasz profesjonalnego partnera, który pomoże w zrealizowaniu wyjatkowego event online, to zapraszamy do kontaktu z nami.
